После решения о выездной проверке компании предстоит организовать работу с требованиями инспекции, сбором материалов и согласованием ответов. Налоги, периоды и состав проверяющих определяются самим решением. Ответственный сотрудник и понятный срок работы с каждым поступившим документом помогают согласовать действия внутри компании.
Порядок взаимодействия с инспекцией зависит от проводимого мероприятия. Камеральной налоговой проверке посвящён отдельный разбор. Для налогового мониторинга, самостоятельной проверки филиала и специальных категорий действуют особенности, которые нужно оценивать отдельно.
Решение определяет налоги, периоды и проверяющих
По статье 89 НК РФ решение принимает руководитель инспекции или его заместитель. В нём указывают налогоплательщика, проверяемые налоги, периоды и сотрудников, которым поручена проверка. Решение входит в отдельный комплект материалов проверки. Дата вынесения и период по каждому налогу позволяют подобрать относящиеся к проверке документы.
Общая рамка включает до трёх календарных лет перед годом решения. С 2026 года закон прямо предусматривает также завершившиеся до даты решения налоговые периоды текущего года. Год на документе сам по себе не показывает, выходит ли запрос за пределы проверки: для этого существенны конкретный налоговый период и дата решения. Если в рамках проверки представлена уточнённая декларация, закон предусматривает проверку периода, за который она подана. Отдельные правила о периоде закон устанавливает для проверки в связи с реорганизацией или ликвидацией ООО.
Проверку может назначить и уполномоченная инспекция, а не только привычная инспекция по месту учёта. Поэтому незнакомый отправитель требует уточнения полномочий и реквизитов проверки. Документы об изменении состава проверяющих в том же комплекте позволяют сверять актуальные сведения.
Распределение работы внутри компании
Учёт поступивших документов и их передачу исполнителям может вести назначенный сотрудник. Бухгалтерия готовит расчёты и регистры, сотрудники подразделений находят материалы о фактических операциях, руководитель или представитель согласует позицию. Набор участников зависит от компании. Компания сама выбирает участников этой работы: распределение нужно, чтобы запрос доходил до человека, который может на него ответить.
Учёт каждого требования связывает дату получения и основание с перечнем материалов, ответственным и сроком. Отметка об отправке и подтверждение передачи показывают, что уже выполнено. Например, бухгалтер передал часть документов напрямую инспектору, а юрист об этом не знает. Запись о дате, составе и способе передачи позволит юристу учесть выполненную часть, а бухгалтеру — видеть оставшиеся материалы.
Сохранность имеющихся документов и исходных электронных файлов, включая резервное хранение, обеспечивает доступность материалов. Материалы подготовки должны отражать реально существующие документы и обстоятельства. Отсутствующий документ или расхождение в сведениях требуют фиксации и выяснения причины. Различие между подтверждёнными обстоятельствами и предположениями внутри компании позволяет обнаружить пробел до отправки ответа.
Допуск и осмотр оформляются по своим правилам
Статья 91 НК РФ предусматривает предъявление служебных удостоверений и решения о выездной проверке. Сопоставление явившихся сотрудников с порученным составом позволяет подтвердить полномочия для доступа. При законных основаниях компания обеспечивает доступ. Конкретное несоответствие в полномочиях или документах требует правовой оценки, а сведения о разногласии и связанных документах сохраняют его обстоятельства.
По общему правилу проверка идёт на территории компании. Если предоставить помещение невозможно, она может проводиться в инспекции. Место работы проверяющих с материалами и сотрудника, обеспечивающего их предоставление, согласуют внутри компании. Ознакомление с подлинниками обычно происходит у налогоплательщика; исключения связаны с местом проверки в инспекции и законной выемкой. При изменении места проверки или проведении выемки порядок обращения с оригиналами требует отдельной оценки.
Осмотр регулирует статья 92 НК РФ. Предусмотрены понятые, право проверяемого лица или его представителя участвовать, составление протокола. При необходимости используют фото и видео. Представителю полезно сопоставить описание помещения, имущества и действий с происходившим на осмотре. Конкретное расхождение в протоколе можно соотнести с обстоятельствами осмотра; общая фраза о несогласии не объясняет, что записано неверно.
Основание требования и передача документов
По статье 93 НК РФ инспектор истребует необходимые для проверки документы. Каждый пункт требования должен быть связан с его основанием и проверяемым вопросом. У запрошенных материалов должна быть связь с проверкой. Непонятный перечень или отсутствие части документов требуют отдельного объяснения причин и доступных подтверждений. В ответе компания может объяснить затруднение и свою позицию по требованию.
Обычный срок представления — десять рабочих дней с получения требования, с исключениями для специальных категорий. Дни считают по статье 6.1 НК РФ со следующего дня. Если материалы не успеть подготовить, компания уведомляет инспекцию о причинах и предложенном сроке не позднее следующего рабочего дня после получения требования. Для продления после уведомления требуется отдельное решение инспекции.
Требование может быть адресовано компании в её проверке либо связано с другим лицом по статье 93.1. Такие запросы касаются и связанных компаний, например при оценке признаков дробления бизнеса. Основание и срок могут отличаться. Для бумаги готовят заверенные плательщиком копии, для электронной передачи соблюдают применимый порядок. Сопоставление приложений с перечнем и точная копия отправленного комплекта вместе с подтверждением приёма позволяют установить, что получила инспекция.
Для уже представленных документов имеют значение реквизиты прежней передачи. Статья 93 позволяет не повторять их при своевременном уведомлении с нужными сведениями; есть исключения, включая возвращённые оригиналы. В уведомлении должно быть понятно, каким письмом, в какую инспекцию и какие документы уже передали. Это связывает повторное требование с прежним ответом.
Календарь проверки учитывает продление и приостановление
Обычно выездная проверка длится до двух месяцев. Закон допускает продление до четырёх, в исключительных случаях — до шести месяцев. Период считают от даты решения до составления справки о проведённой проверке. Начало календаря связано с решением, даже если визит состоялся позже. Месячный срок рассчитывают по правилам Кодекса; условные шестьдесят дней могут дать другую дату.
Приостановление и возобновление оформляются отдельными решениями по статье 89. Для приостановления нужны предусмотренные основания, например истребование сведений у иных лиц по статье 93.1 или экспертиза. В календаре эти решения учитываются наряду с продлениями. Для определения даты окончания учитывают разные основания и последствия этих решений.
На время приостановления прекращаются истребование документов у проверяемой компании и связанные с этой проверкой действия на её территории. Подлинники возвращают, кроме полученных при выемке. Требования, полученные до приостановления, и уже выполненные по ним действия нуждаются в отдельной оценке. Последствия приостановления определяют по его основанию, времени получения требований и уже совершённым действиям.
Справка закрывает проверку, акт фиксирует её результаты
В последний день проверяющий составляет справку с предметом и сроками проверки и вручает её налогоплательщику или представителю. Вместе с решениями и сведениями о переданных материалах она фиксирует проведённую работу. По справке можно проверить границу проведённой выездной проверки. Выводы о нарушениях оформляются в акте.
По статье 100 НК РФ акт обычной выездной проверки составляют в течение двух месяцев от справки. В нём фиксируют подтверждённые нарушения либо их отсутствие. Акт нужен и при результате без нарушений. Сопоставление акта со справкой и комплектом материалов показывает, на чём основаны выводы; итоговое решение принимается после отдельного рассмотрения.
Статья 101 предусматривает рассмотрение материалов и при необходимости дополнительные мероприятия по отдельному решению. Подготовка возражений и обжалование итогового решения — следующие процедуры. К передаче материалов на следующий этап учёт переписки должен показывать, что компания уже объяснила, какими документами это подтверждено и где остаются разногласия.
Смежные вопросы разобраны в отдельных материалах: как инспекция отбирает компании для проверки — в статье о предпроверочном анализе ФНС; как оценивать и снижать налоговые риски; к чему могут привести итоги — в материале о последствиях налоговых проверок для бизнеса; как работать с актом и итоговым решением — в статьях о возражениях на акт налоговой проверки и оспаривании решений налоговых органов.
В налоговых органах мы представляем доверителей и работаем со спорами по выездным проверкам. Участие представителя в вашей проверке можно обсудить с нами. Решение, поступившие требования и сведения о переданных документах помогут определить, какие действия требуют участия представителя и как связать их с работой ваших сотрудников.
